Yeni Ofis Kurulumunda Mobilya Kontrol Listesi
Yeni bir ofis kurmak, mobilya seçmekten önce sıralama yapmayı gerektirir. Hangi parçanın ne zaman alınacağı, hangi ölçünün önceden netleşmesi gerektiği ve teslimatın hangi sırayla planlanacağı baştan belirlendiğinde süreç çok daha kolay ilerler. Bu yazıda sıfırdan ofis kurulumunda izlenen adımları derledik.
Birinci Adım: Alan Ölçüsü ve Kat Planı
Kuruluma her zaman ölçüyle başlanır. Duvar uzunlukları, tavan yüksekliği, kapı ve pencere konumları, kolon çıkıntıları ve elektrik ile veri prizlerinin yerleri kayda alınır.
Bu bilgiler olmadan yapılan mobilya seçimi çoğu zaman geri dönüş gerektirir. Özellikle makam takımı ve toplantı masası gibi büyük parçalarda birkaç santimetrelik fark, yerleşimi baştan değiştirebilir.
İkinci Adım: Çalışan Sayısı ve Bölüm Dağılımı
Ofiste kaç kişinin çalışacağı ve bu kişilerin hangi bölümlerde konumlanacağı belirlenir. Personel alanı, yönetici odaları, toplantı odası, karşılama bölümü ve dinlenme alanı bu aşamada plana yerleşir.
Kısa vadeli ihtiyaç kadar yakın gelecekteki büyüme de düşünülür. Bir yıl içinde ekibin genişlemesi bekleniyorsa, masa düzeninin eklemeye uygun seçilmesi sonradan gelecek yerleşim sorununu önler. Çoklu çalışma masaları bu esnekliği sağlayan gruplardandır.
Üçüncü Adım: Öncelik Sırası
Bütçe ve teslim süresi çoğu kurulumda aynı anda yönetilir. Bu nedenle parçalar öncelik sırasına konur. İlk gruba çalışma masaları ve koltuklar girer, çünkü ekip bunlar olmadan çalışamaz.
İkinci grupta toplantı masası, karşılama bankosu ve dolaplar yer alır. Üçüncü grupta ise dinlenme alanı mobilyaları, puflar ve dekoratif parçalar bulunur. Bu sıralama, teslimat gecikmesi yaşandığında hangi parçanın beklenebileceğini de netleştirir.
Dördüncü Adım: Personel Alanı Seçimleri
Personel bölümünde masa formu, koltuk ve depolama birlikte seçilir. Masa üstünde ekran, klavye ve evrak için yeterli alanın kalması gerekir. Depolama tarafında masa altına giren kesonlar ek yer kaplamadan çözüm sunar.
Koltuk tarafında gün boyu kullanım söz konusu olduğu için ayar çeşitliliği öne çıkar. Ofis çalışma ve toplantı koltukları ile fileli ofis koltukları grupları bu alanda sık değerlendirilen seçeneklerdir.
Beşinci Adım: Yönetici ve Toplantı Bölümü
Yönetici odalarında masa, dolap, misafir koltuğu ve çoğu zaman küçük bir oturma grubu birlikte planlanır. Odanın ölçüsüne göre makam takımları ya da daha dengeli ölçülere sahip müdür takımları tercih edilir.
Toplantı odasında masa ölçüsü kişi sayısına göre belirlenir ve çevresinde koltukların çekilebileceği boşluk bırakılır. Sunum yapılan odalarda ekran konumu ve kablo geçişi de bu aşamada kararlaştırılır. Toplantı masaları seçilirken oda kapısının açılma yönü göz önünde bulundurulur.
Altıncı Adım: Renk ve Malzeme Bütünlüğü
Farklı bölümlerde kullanılan mobilyaların aynı renk ailesinde kalması, ofisin bütününde derli toplu bir görünüm oluşturur. Ahşap tonu, metal ayak rengi ve kumaş tonu üzerinden kurulan basit bir palet çoğu ofiste yeterli olur.
Bu palet baştan belirlendiğinde, sonradan eklenen parçalarda uyum sorunu yaşanmaz. Kurulum tamamlandıktan aylar sonra alınacak bir dolabın ya da koltuğun hangi tonda olacağı da böylece netleşmiş olur.
Yedinci Adım: Teslimat ve Montaj Planı
Teslimat günü, bina koşullarına göre planlanır. Asansör ölçüsü, kapı genişliği, merdiven dönüşü ve yükleme alanı önceden kontrol edilir. Büyük parçaların asansöre sığmadığı durumlarda merdiven taşıması gündeme gelir ve bu ek süre gerektirir.
Montaj sırasının da belirlenmesi işi hızlandırır. Genellikle önce dolaplar ve sabit birimler yerleştirilir, ardından masalar kurulur, en son koltuklar ve tamamlayıcı parçalar yerine konur. Kablo düzeni ise masalar yerleştikten sonra tamamlanır.
Kurulum Sonrası Kontrol
Kurulum bittiğinde her masanın priz erişimi, koltukların ayar durumu ve dolap kapaklarının açılma payı kontrol edilir. Bu kontrol ilk gün yapıldığında eksikler kolayca giderilir.
Ofis mobilya grupları içinden yapılan seçimlerde ölçü ve renk seçenekleri değişebildiği için, sipariş öncesinde bu detayların yazılı olarak netleştirilmesi süreci kolaylaştırır.
Dinlenme ve Ortak Alanlar
Kurulum planında çoğu zaman en sona bırakılan bölüm dinlenme alanıdır. Küçük bir mutfak köşesi ya da oturma bölümü, çalışma masalarında geçirilen sürenin bölünmesine yardımcı olur.
Bu alanda esnek kullanım öne çıkar. Kolayca yer değiştirebilen ofis pufları ve daha oturmuş bir düzen isteniyorsa ofis kanepeleri bu bölümde değerlendirilir. Yüksek tezgâh kullanılan mutfak köşelerinde ise bar tabureleri tercih edilir.
Bütçenin Bölümlere Dağıtılması
Kurulum bütçesi genellikle tek kalemde düşünülür, oysa bölümlere dağıtıldığında karar vermek kolaylaşır. Personel alanı kişi sayısına bağlı olduğu için toplamda en büyük payı alır. Yönetici odası ve toplantı bölümü parça sayısı az olsa da birim maliyeti daha yüksek gruplardır.
Karşılama ve dinlenme bölümleri ise sonradan tamamlanabilecek alanlardır. Bütçe sınırlı olduğunda bu bölümleri ikinci aşamaya bırakmak, çalışma alanının eksiksiz kurulmasına imkân verir.
Kurulum Sonrası İlk Ay
İlk ay, planın gerçek kullanımla ne kadar örtüştüğünün görüldüğü dönemdir. Çalışanların hangi geçişleri kullandığı, hangi dolabın yetersiz kaldığı ve hangi masanın konumundan memnun olunmadığı bu sürede ortaya çıkar.
Küçük düzeltmeler bu dönemde yapıldığında kalıcı bir düzen kurulur. Eksik kalan parçaların da bu aşamada listelenmesi, ikinci sipariş için sağlıklı bir temel oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Ofis kurulumunda hangi mobilya öncelikli alınmalı
Ekibin çalışmaya başlaması için çalışma masaları ve koltuklar ilk grupta yer alır. Toplantı masası, banko ve dolaplar ikinci grupta değerlendirilebilir.
Teslimat öncesinde neler kontrol edilmeli
Asansör ölçüsü, kapı genişliği, merdiven dönüşü ve yükleme alanı önceden kontrol edilir. Büyük parçalarda bu ölçüler taşıma yöntemini belirler.
Montaj hangi sırayla yapılır
Genellikle dolaplar ve sabit birimlerle başlanır, ardından masalar kurulur, en son koltuklar ve tamamlayıcı parçalar yerleştirilir.
Büyüme ihtimali plana nasıl yansıtılır
Masa düzeninin eklemeye uygun seçilmesi ve bölüm sınırlarının esnek bırakılması, ekip genişlediğinde yeni bir yerleşim çalışması yapılmasını önler.